Die Voranmeldung richtet sich an Stämme und Gruppen. Sie besteht aus drei Teilen: der Registrierung eines Benutzeraccounts für die Stammes-/Gruppenleitung(en), der Anmeldung des Stammes und dem Ausfüllen der Voranmeldung. Auf dieser Seite wird der Prozess erläutert.
TL;DR: Geh auf lama.vcp.de/solala, mach dir einen Lama-Account mit VCP-Mitgliedsnummer und Datenschutzschulung, melde deinen Stamm an und fülle die Voranmeldung aus!
Begrifflichkeiten
Kurzum: Wenn du Stammesleitung (oder deren Beauftragter) bist, benötigst du einen Lama-Benutzeraccount um deinen Stamm anzumelden. Manche zentrale Mitarbeitende benötigen ebenfalls einen Lama-Benutzeraccount.
▶ Ausführlichere Erläuterung…
- Benutzeraccount = Persönliche Zugangsdaten zur Veranstaltungssoftware „Lama“. Jede Person, welche entweder eine Gruppe (mit) leitet oder als zentraler Mitarbeiter Lama nutzt, benötigt einen eigenen Benutzeraccount. Das ist unabhängig davon, ob die Person später zum Lager angemeldet wird. So kann z.B. auch eine daheimgebliebene Sippenleitung einen Benutzeraccount haben, um vor dem Lager mit Sipplingen Programm zu buchen.
- Gruppe = Stamm, Sippe, Familie, etc. also eine Gruppe von Personen, die gemeinsam auf dem SoLaLa untergebracht und abgerechnet werden soll. In der Regel sind das Stämme.
- Ansprechpartner*innen = Kontakte, welche Informationen zum SoLaLa bekommen sollen, insbesondere auch der Kontakt für den Rechnungsempfang
- Zentrale Mitarbeitende = Personen, welche das SoLaLa auf Landesebene (Veranstalter) mitorganisieren, z.B. erweiterte Lagerleitung, Bereichsleitungen, etc.
Registrierung Benutzeraccount
Rufe lama.vcp.de/solala auf und klicke oben rechts auf „Neuer Account“. Solltest du bereits einen Lama-Account haben, kannst du diesen weiterverwenden, indem du auf „Log in“ klickst.
Folge dem Registrierungsprozess und gib unbedingt deine VCP-Mitgliedsnummer ein. Wie du diese herausfindest, ist hier beschrieben: Wo finde ich meine VCP-Mitgliedsnummer?.
Wenn noch nicht geschehen, musst du die VCP-Datenschutzschulung absolvieren. Kehre anschließend zu Lama zurück. Ggf. musst du dich einmal neu einloggen, bevor die erfolgte Schulung anerkannt wird.
Diese Registrierung sollten auch Sippenleitungen, Co-Stammesleitungen und Kassenführungen durchlaufen. Sie können später ebenfalls Zugriff auf den Stamm in Lama erhalten.
Weitere Informationen zur Registrierung in der Lama-Doku
Stamm anmelden (oder Gruppe)
Der Prozess beginnt links in der Navigation mit einem Klick auf „Stamm“:
Im ersten Schritt werden die Kontaktdaten des ersten Ansprechpartners abgefragt. Es empfiehlt sich eine Postadresse anzugeben, unter welcher die Person erreichbar ist, z.B. um Rechnungen zu erhalten. Im Nachgang können weitere Ansprechpartner*innen (z.B. Co-Stammesleitungen, Rechnungsempfänger, etc.) hinzugefügt werden.
Im zweiten Schritt wird entweder der Stamm ausgewählt oder ein eigener Gruppenname angegeben:
Stämme sollten unbedingt aus der Liste ausgewählt werden, da nur dann Komfortfunktionen zur Verfügung stehen, wie die Massenanmeldung von Teilnehmenden. Jeder Stamm sollte einzeln angemeldet werden und nur als letztes Mittel mehrere Stämme als eine Gruppe angemeldet werden.
Familien/Gruppen, die keinem Stamm angehören, wählen einen eigenen Gruppennamen. Sie werden damit eigenständig betrachtet und abgerechnet. Familien, die bei einem Stamm mitfahren, sollten vom Stamm angemeldet werden und keine eigene Gruppe bilden.
Weitere Informationen zur Gruppenanmeldung in der Lama-Doku
Voranmeldung ausfüllen
Die Voranmeldung kann unter Stamm X > Stammesübersicht > Voranmeldung begonnen werden:
Gib die geschätzte TN-Zahl an, beantworte alle weiteren Fragen und klicke auf „Speichern“.
Damit ist der erste Anmeldeschritt im Oktober abgeschlossen. Weiter geht’s mit der Hauptanmeldung Anfang 2025.
Optional: Weitere Benutzer*innen und Ansprechpartner*innen
Optional können weitere Benutzer*innen Zugriff auf den Stamm erhalten (diese müssen sich vorher einen Lama-Account erstellen, siehe oben) und zusätzliche Ansprechpartner*innen hinzugefügt werden.
Beide Bereiche sind unabhängig voneinander und manche Personen sollten zu beidem hinzugefügt werden, z.B. die Stammesleitung.
Benutzer*innen = Können den Stamm, die Voranmeldung und die Teilnehmenden in Lama sehen. Es empfiehlt sich Sippenleitungen einzuladen, damit diese ihre Sipplinge selbst anmelden können. Dies ist der organisatorische Zugang, Benutzer*innen erhalten keine inhaltlichen E-Mails zum Lager.
Ansprechpartner*innen = Werden zu inhaltlichen Themen außerhalb von Lama angeschrieben (E-Mail oder/und Briefpost) und erhalten ggf. die Rechnung. Wenn euer Stamm einen e.V. hat und die Rechnung zahlt, sollte dieser als Rechnungsadresse angegeben werden. Ansprechpartner*innen haben nicht automatisch einen Benutzer-Account.
Anmeldung der Teilnehmenden
Folgt Anfang 2025.
