Hier findet ihr Infos zur Anmeldung zum Sommerlandeslager (SoLaLa) als Stamm oder Gruppe.
Das meint Gruppen, wie z.B. Stämme, die gemeinsam abgerechnet und überwiegend gemeinsam untergebracht und verpflegt werden. Am Besten erstellt die Stammesleitung die Gruppe in Lama. Es können jederzeit weitere Ansprechpartner hinzugefügt werden.
TL;DR: Geh auf lama.vcp.de/solala, melde dich an und füge deinem Stamm Teilnehmer*innen hinzu. Als Familie ohne Stamm meldest du dich hingegen als „Mitarbeitergruppe“ an.
Begrifflichkeiten
Kurzum: Wenn du Stammesleitung (oder deren Beauftragter) bist, benötigst du einen Lama-Benutzeraccount um deinen Stamm anzumelden. Manche zentrale Mitarbeitende benötigen ebenfalls einen Lama-Benutzeraccount.
▶ Ausführlichere Erläuterung…
- Benutzeraccount = Persönliche Zugangsdaten zur Veranstaltungssoftware „Lama“. Jede Person, welche entweder eine Gruppe (mit) leitet oder als zentraler Mitarbeiter Lama nutzt, benötigt einen eigenen Benutzeraccount. Das ist unabhängig davon, ob die Person später zum Lager angemeldet wird. So kann z.B. auch eine daheimgebliebene Sippenleitung einen Benutzeraccount haben, um vor dem Lager mit Sipplingen Programm zu buchen.
- Gruppe = Stamm, Sippe, Familie, etc. also eine Gruppe von Personen, die gemeinsam auf dem SoLaLa untergebracht und abgerechnet werden soll. In der Regel sind das Stämme.
- Ansprechpartner*innen = Kontakte, welche Informationen zum SoLaLa bekommen sollen, insbesondere auch der Kontakt für den Rechnungsempfang
- Zentrale Mitarbeitende = Personen, welche das SoLaLa auf Landesebene (Veranstalter) mitorganisieren, z.B. erweiterte Lagerleitung, Bereichsleitungen, etc.
- Mitarbeitergruppe = In Lama ist eine Mitarbeitergruppe eine Gruppe, die unabhängig vom Stamm organisiert und abgerechnet wird. In unserem Fall betrifft das primär Familien.
Vorbereitung
Gib eine Anmeldung an deine TN raus. Du findest eine Vorlage hier und benötigst von den TN:
Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Geschlecht, Adresse, Anreiseart, Fotoerlaubnis, eFZ, Unverträglichkeiten, Anwesenheitszeitraum, Beitragsart. Bei Mitarbeitenden wird zudem die E-Mail-Adresse und Handynummer benötigt. Deutlich erleichtert wird die Anmeldung, wenn zudem die VCP-Nummer bekannt ist – dann wird einiges vorausgefüllt.
Registrierung Lama-Benutzeraccount
siehe Voranmeldung für Stämme > Registrierung Lama-Benutzeraccount
Anmeldung als Stamm
Melde dich in Lama an, öffne deinen Stamm (1) und klicke auf Teilnehmende (2).
Über „Teilnehmer*in hinzufügen“ (3) kannst du Teilnehmer*innen manuell anlegen.
In der BuZe eingetragene Stammesleitungen können alternativ über die „Stammesliste“ (A) aus den Stammesmitgliedern auswählen, wer angemeldet werden soll, was den Prozess vereinfacht. Wähle dazu alle gewünschten Personen (B) und klicke danach auf „Stammesmitglieder anmelden“ (C).
Anschließend müssen für diese Personen weitere Angaben getätigt werden, wie z.B. Ernährungsbesonderheiten, An-/Abreise und ggf. spezielle Anwesenheiten.
Das manuelle Anlegen von Teilnehmer*innen sieht genauso aus, wie das Bearbeiten von Teilnehmenden:
Gib als erstes Nachname und VCP-Mitgliedsnummer der Person ein (4). Damit kannst du dir sehr viel Arbeit ersparen, da alle bekannten Daten vorausgefüllt werden.
Gib dann an, von wann bis wann die Person voraussichtlich anwesend sein wird (5) das kannst du später noch bearbeiten. Standard ist 16.08. bis 25.08. und mit Stammes-Vorlager 15.08. bis 25.08.2025.
Wenn über deinen Stamm „zentrale Mitarbeitende“ angemeldet werden, die z.B. beim Aufbau helfen oder (zeitweise) woanders schlafen kannst du „Spezielle Anwesenheiten erfassen“ (6). Klicke dazu pro Zeitraum auf das Plus (D) und gib den Zeitraum an (E). Hake „Mitarbeiter“ (F) an, wenn die Person auch beim Aufbau 13.08.-15.08. (E) dabei sein soll und wähle jeweils den Arbeitsbereich (G), Verpflegungsort (H) und Schlafplatz (J) aus. Diese Angaben werden zur Berechnung der Verpflegungskisten und zentralen Schlaforten benötigt.
Der Lagerbeitrag (7) wird automatisch ausgewählt. Bei Bedarf kann ein Sozialbeitrag unkompliziert beantragt werden. Bei Fragen melde dich bei der Lagerleitung unter solala
vcp-westfalen.de oder dem Landesbüro.
Im Weiteren wirst nach der Hin- und Rückreise (8) der Person gefragt. Diese Angabe ist für den Bustransfer sehr wichtig. Bitte halte sie aktuell, falls sich die Anreise deiner TN ändern sollte.
Unter Ernährungsbesonderheiten musst du angeben, ob (9) es keine gibt oder (10) wogegen die Person eine Unverträglichkeit hat. (Die Liste fragt, was die Person nicht verträgt, nicht was sie verträgt!)
Für das SoLaLa gilt das Schutzkonzept des VCP Land Westfalen. Jede*r muss dieses anerkennen und diesem entsprechen. Als Gruppenleitung trägst du die Verantwortung für deine Teilnehmenden. Über das Feld Führungszeugnis (11) kannst du sicherstellen, dass Jede*r ein eFZ eingereicht hat. Ohne können Personen Ü16 und Gruppenleitungen Ü14 nicht am SoLaLa teilnehmen. Erinnere deine TN daran und kontaktiere bei Rückfragen das Landesbüro. Deine TN können ein eFZ unter folgendem Link beantragen: vcp-westfalen.de/fz.
Fertig.
