E-Mail Umstellung 2023

Das VCP Land Westfalen wechselt den E-Mail-Anbieter von Webgo zu Microsoft.

Auf dieser Seite wird die Umstellung beschrieben und was zu tun ist, um weiterhin E-Mails empfangen und senden zu können.

TL;DR – Was muss ich tun?

Stelle sicher, dass du einen Microsoft-Account hast. Rufe deine Mails wie bisher und zudem aber auch bei Microsoft/outlook.com ab. Anleitungen zur Einrichtung findest du unten. Bis zur Umstellung erhältst du Mails im alten Webgo-Account und nach der Umstellung im neuen Microsoft-Account.

Aktueller Stand

Momentan gibt es drei Möglichkeiten E-Mails über @vcp-westfalen.de zu erhalten – immer über Webgo.
Bereits bestehende Microsoft-Accounts werden hingegen noch nicht für E-Mails genutzt.

Zukünftiger Stand

Nutzer:innen persönlicher Postfächer bei Webgo (z.B. alice@vcp-westfalen.de) wechseln zu Microsoft. Sollte bereits ein Microsoft-Account bestehen, kann dieser kombiniert werden, ansonsten wird ein neuer Account angelegt. Jede Person mit Amt benötigt einen Microsoft-Account.

Verteilerlisten werden ebenfalls nach Microsoft übernommen, entweder weiterhin als Weiterleitung oder als Microsoft-Teams-Gruppe.
Weiterleitungen an externe Anbieter werden nicht mehr unterstützt.

Ablauf der Umstellung

Die Umstellung erfolgt in mehreren Phasen:

  1. Einrichtung von Microsoft Accounts
    Alle bisherigen E-Mail-Nutzer:innen erhalten Microsoft-Accounts und die Verteilerlisten werden zu Microsoft übernommen. Am Besten richten sich alle Nutzer:innen sowohl den alten, als auch den neuen Account auf ihren Geräten ein, um einen reibungslosen Übergang zu haben.
  2. Umstellung des Mailservers
    Neue E-Mails gehen nur noch bei Microsoft und nicht mehr bei Webgo ein.
  3. Umstellung der Mailclients
    Falls noch nicht geschehen, stellen alle Nutzer:innen ihren Mail-Abruf auf outlook.com um.
  4. Optional: Übertragen alter E-Mails
    Alte E-Mails können von Webgo zu Microsoft übernommen werden, siehe unten.

Folgende Grafik zeigt die Umstellung ausführlich am Beispiel von „Alice“, die eine @vcp-westfalen.de-Adresse hat.

Fragen & Antworten

Ich erhalte E-Mails momentan an meine private Adresse bei Gmail, web.de, Gmx, etc. – Was muss ich tun?

Wenn du ein Amt innehast oder regelmäßig auf Landesebene aktiv bist, benötigst du einen Microsoft-Account. Mit diesem kannst du E-Mails senden & empfangen, auf den Kalender zugreifen, mit anderen Personen chatten und an Besprechungen teilnehmen.

Wie bekomme ich einen Microsoft-Account?

Bitte melde dich bei Marius unter adminvcp-westfalen.de.

Mein Microsoft-Account endet auf @vcplandwestfalen.onmicrosoft.com aber ich habe auch eine E-Mail-Adresse @vcp-westfalen.de – Was ändert sich?

Wenn du vor der Umstellung eine @vcp-westfalen.de-Adresse hattest, behältst du diese auch nach der Umstellung. Hattest du aber bisher einen Microsoft-Account mit @vcplandwestfalen.onmicrosoft.com-Adresse, wird dieser auf deine @vcp-westfalen.de-Adresse geändert. Nach der Umstellung ist dein Microsoft-Benutzername demnach vorname.nachname@vcp-westfalen.de anstatt vorname.nachname@vcplandwestfalen.onmicrosoft.com

Wie kann ich meine E-Mails abrufen?

Hier die alten und neuen Daten zum Vergleich. Am einfachsten ist es die Outlook-App bzw. Anwendung zu verwenden. Alternativ kann der Account auch in beliebigen Mailprogrammen hinterlegt werden, z.B. in Thunderbird.

Bisher (Webgo)Neu (Microsoft)
E-Mail-Adressevorname.nachname
@vcp-westfalen.de
vorname.nachname
@vcp-westfalen.de oder
@vcplandwestfalen.onmicrosoft.com
Webmailhttps://server15.webgo24.de/webmailhttps://outlook.office365.com
Benutzername
für Login
webXXXpXX
(X sind verschiedene Ziffern)
vorname.nachname
@vcp-westfalen.de oder
@vcplandwestfalen.onmicrosoft.com
PasswortWebgo-PasswortMicrosoft-Passwort
PosteingangProtokoll: IMAP
Server: server15.webgo24.de
Port: 993
Verschlüsselung: SSL/TLS
Authentifizierung: Passwort, normal
Protokoll: IMAP
Server: outlook.office365.com
Port: 993
Verschlüsselung: SSL/TLS
Authentifizierung: OAuth2
PostausgangProtokoll: SMTP
Server: server15.webgo24.de
Port: 587
Verschlüsselung: STARTTLS
Authentifizierung: Passwort, normal
Protokoll: SMTP
Server: smtp.office365.com
Port: 587
Verschlüsselung: STARTTLS
Authentifizierung: OAuth2
AppOutlook für Android
Outlook für iOS
Outlook für Windows
Outlook für macOS
AnleitungenEinrichtung in Thunderbird
Einrichtung in Outlook (Windows)
Einrichtung unter Android
Einrichtung unter iOS
Einrichtung in Thunderbird
Einrichtung in Android Outlook-App
Einrichtung in Android E-Mail-App
Einrichtung in iOS Outlook-App
Einrichtung in iOS E-Mail-App

Wie kann ich meine E-Mails auf dem Smartphone abrufen? Soll ich Outlook oder die Mail-App nehmen?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Die Outlook-App herunterladen oder den Account über die normale E-Mail-App zu nutzen. Beides hat Vor- und Nachteile:

Outlook-AppE-Mail-App (als Exchange-Konto)
Vorteil+ Einfach einzurichten
+ Look&Feel von MS365
+ Ist bereits vorinstalliert
+ Synchronisiert auch Kontakte und Kalender
+ Alle E-Mail-Accounts in einer App
Nachteil– Muss separat heruntergeladen werden– Minimal schwerer einzurichten
AnleitungenEinrichtung in Android Outlook-App
Einrichtung in iOS Outlook-App
Einrichtung in Android E-Mail-App
Einrichtung in iOS E-Mail-App

Wie kann ich meine alten E-Mails bei Webgo abrufen?

Der bisherige Account (webXXXpXX) bleibt bis zum Jahresende aktiv. Solange kannst du dich weiterhin bei Webgo anmelden und alte Mails abrufen – neue Mails werden dort aber nicht mehr zugestellt.

Zum Abrufen hast du folgende Optionen:

Wie kann ich meine alten E-Mails von Webgo zu Microsoft übernehmen?

Wenn du deine alten Webgo-Mails auch in deinem Microsoft-Postfach haben möchtest, kannst du sie kopieren, indem du dir beide Accounts in Thunderbird einrichtest (siehe oben), alle Mails markierst und dann „Kopieren in“ verwendest:

Alternativ kannst du E-Mails auch per Drag-and-Drop zwischen Ordnern verschieben/kopieren.